منشور عدد 4 لسنة 2018 مؤرخ في 22 جانفي 2018 حول المنظومة الوطنية للتصرف الالكتروني في المراسلات

المراجع:

• القانون عدد 57 لسنة 2000 المؤرخ في 13 جوان 2000 المتعلق بتنقيح واتمام بعض فصول من مجلة الالتزامات والعقود.
• القانون عدد 83 لسنة 2000 المؤرخ في 9 أوت 2000 المتعلق بالمبادلات والتجارة الالكترونية.
• الأمر عدد 1981 لسنة 1988 المؤرخ في 13 ديسمبر 1988 المتعلق بضبط شروط وتراتيب التصرف في الأرشيف الجاري والارشيف الوسيط وفرز وإتلاف الأرشيف وتحويل الأرشيف والاطلاع على الأرشيف العام.
• الأمر عدد 1451 لسنة 1993 المؤرخ في 5 جويلية 1993 المتعلق بالمسؤولية في مجال التصرف والحفظ بالنسبة للوثائق الإدارية.
• الأمر عدد 1962 لسنة 1994 المؤرخ في 8 أوت 1994 المتعلق بالمطبوعات الإدارية.
• الأمر عدد 49 لسنة 1996 المؤرخ في 16 جانفي 1996 المتعلق بضبط محتوى مخططات تأهيل الإدارة وطريقة إعدادها وإنجازها ومتابعتها.
• الأمر الحكومي عدد 1066 لسنة 2016 المؤرخ في 15 أوت 2016 المتعلق بضبط شروط وإجراءات وإصدار الفواتير الالكترونية وحفظها.
• قرار الوزير الأول المؤرخ في 29 جوان 1996 المتعلق بضبط مخطط التأهيل المركزي لتعصير الإدارة.
• قرار الوزير الأول المؤرخ في 29 ديسمبر 2001 المتعلق بالمصادقة على نظام تصنيف الوثائق المشتركة بين الوزارات والمؤسسات العمومية.

المصاحيب

: ملاحق (7)[1]

وبعد،

في إطار تنفيذ المخطط الوطني الاستراتيجي “تونس الرقمية 2020” وتحديدا المحور الاستراتيجي “الحكومة الالكترونية” ثم تركيز المنظومة الوطنية للتصرف الالكتروني في المراسلات “عليسة” والمشار إليها فيما يلي بـ “المنظومة” وذلك على مستوى ستة (6) وزارات نموذجية في مرحلة أولى، على أن يتم تعميمها في مرحلة ثانية على بقية الوزرات والإدارات الجهوية والهياكل العمومية وذلك بداية من شهر مارس 2018.

ويهدف هذا المنشور إلى تحديد الإجراءات التي يتعين احترامها من قبل الوزارات النموذجية لضمان الاستغلال الأمثل للمنظومة المذكورة من ناحية أولى ولإضفاء أكثر نجاعة على التصرف في المراسلات بين مختلف الوزارات والهياكل العمومية الأخرى من ناحية ثانية.

وحيث أن المنظومة تمكن من ضمان التعامل اللامادي بين الهياكل الإدارية بالنسبة لمختلف المراسلات مهما كان شكلها أو وعاؤها أو تاريخها أو مسارها وسواء كانت داخلية أو خارجية أو عن طريق البريد الالكتروني أو الفاكس.

وحيث أن إرساء المنظومة وضمان العمل بها سيمكن من بلوغ الأهداف التالية:

• توحيد طريقة التصرف في مختف المسارات للمراسلات والوثائق الإدارية،
• التقليص في آجال التوصل بالملفات بما يضمن نجاعة العمل الإداري،
• الضغط على الكلفة من خلال التقليص من استعمال الورق،
• تمكين الهياكل العمومية المتعاملة بالمنظومة من المتابعة الشاملة للوثائق الصادرة منها والوارد عليها،
• إعداد مسارات لمعالجة المراسلات الإدارية السرية والمستعجلة،
• توفير قاعدة بيانات موحدة بالنسبة لكل الأطراف التي تتعامل معها مختلف الوزارات.

لذا، فإنه يتعين على جميع الوزارات والإدارات والمصالح الجهوية الراجعة لها بالنظر التقيد بالإجراءات التالية:

أولا: بالنسبة إلى الوزارات النموذجية (قائمة الوزرات النموذجية مدرجة بالملحق عدد 2):

يتم وجوبا التخلي النهائي عن تسجيل المراسلات بالمنظومة القديمة لمكاتب الضبط (sygec) وذلك بداية من تاريخ إمضاء هذا المنشور.

يتم وجوبا تبادل المراسلات داخل الوزارات النموذجية أو فيما بينها عبر المنظومة حسب الإجراءات المدرجة بالملحق عدد1. وعليه فإن الوزارات المذكورة مدعوة إلى التخلي التدريجي عن استعمال المراسلات في شكلها الورقي وذلك إلى غاية موفى شهر مارس 2018 وذلك باستثناء المراسلات موضوع الملحق عدد 3 التي تكون خاضعة للتبادل عبر المنظومة بالتوازي مع التبادل في شكلها الورقي.

يتم تبادل المراسلات مع الوزارات النموذجية وبقية الوزارات والهياكل العمومية حسب الإجراءات المدرجة بالملحق عدد 4.

ثانيا: بالنسبة إلى بقية الوزارات غير النموذجية والمؤسسات العمومية والإدارات الجهوية:

يتم تبادل المراسلات مع الوزارات النموذجية بطريقة إلكترونية وذلك حسب الإجراءات المدرجة بالملحق عدد 4 باستثناء موضوع الملحق عدد 3.

يتواصل تبادل المراسلات بالنسبة إلى الوزارات غير النموذجية فيما بينها، كما هو معمول به في تاريخ إمضاء هذا المنشور وذلك إلى حين تعميم المنظومة الذي سيتم خلال الفترة الممتدة من سنة 2018 إلى سنة 2020.

ويضبط دليل الإجراءات الخاص بالمنظومة المرفق بالمرفق بالملحق عدد 1 من هذا المنشور الإجراءات والقواعد التي يتعين على المتعاملين بالمنظومة اتباعها وكيفية تطبيقها ويتم تحيين الدليل عند الاقتضاء من قبل لجنة خاصة تحدث لدى وزارة تكنولوجيات الاتصال والاقتاد الرقمي.

ونظرا لما يكتسيه تعميم وحسن استعمال منظومة “عليسة” من أهمية لضمان أكثر نجاعة في التصرف في المراسلات داخل الإدارة التونسية، فالمرجو من السيدات والسادة الوزراء وكتاب الدولة والولاة ورؤساء البلديات والمديرين العامين والرؤساء المديرين العامين للمؤسسات والمنشآت العمومية إيلاء العناية اللازمة لهذا المنشور ودعوة المصالح الراجعة إليهم بالنظر إلى حسن تطبيق ما جاء به.