Décret n° 88-1981 du 13 Décembre 1988, fixant les conditions et les procédures de la gestion des archives courantes et archives intermédiaires, du tri et élimination des archives du versement des archives, et de la communication des archives publiques

 

Le Président de la République ;

Sur proposition du Premier ministre ;

Vu la loi n° 88-95 du 2 Août 1988 relative aux archives et notamment ses articles 11, 13 et 19 ;

Vu le décret n° 88-1379 du 13 décembre 1988 portant organisation et fonctionnement des archives nationales ;

Vu l'avis du tribunal administratif.

Décrète :

CHAPITRE I – La gestion des archives courantes et des archives intermédiaires

Article premier – La gestion des documents appartenant aux services et organismes prévus à l’article 3 de la loi n° 88-95 du 2 Août 1988 susvisée a pour but de réaliser l’efficacité dans la création, l'utilisation, l'exploitation ainsi que la conservation ou l'élimination des documents produits ou revus dans l'exercice de leur activité.

Art. 2 – Il sera institué auprès des services et organismes prévus à l’article 3 de la loi susvisée n° 88-95 du 2 Août 1988 des structures opérationnelles chargées de réaliser les tâches inhérentes aux programmes de la gestion des documents et des archives. Ces tâches sont confiées à un personnel spécialisé.

Art. 3 – Le programme de gestion des documents prévu aux articles 7 et 8 de la loi susvisée n° 88-95 du 2 Août 1988, conçu et élaboré avec ('assistance des archives nationales, consiste à réaliser notamment les taches suivantes :

-       dresser un inventaire exhaustif des documents selon les normes qui seront édictées à cet effet ;

-       établir le classement des Bits documents scion un mode de classification à déterminer ;

-       élaborer un calendrier de conservation des documents ;

-       assurer la bonne conservation des documents.

Art. 4 – Les services et organismes prévus à l’article 3 de la loi susvisée n° 88-95 du 2 Août 1988 doivent élaborer un calendrier de conservation de leurs documents afin de gérer efficacement les documents, l’espace, le matériel et les effectifs.

Ce calendrier indique pour chaque document :

-     la période pendant laquelle il est conservé à la portée des agents qui l’utilisent dans l'exercice de leur activité ;

-     la période pendant laquelle il est conservé comme archives intermédiaires dans des locaux aménagés à cette fin que ce soit à l’intérieur ou à l’extérieur des locaux des dits services et organismes ;

-     le sort à réserver au document après l'expiration de la période de conservation qui est soit l'élimination, soit le versement aux archives nationales.

Les délais de conservation des documents sont fixes notamment en fonction de leur valeur administrative, juridique, fiscale, historique et conformément aux prescriptions légales.

Art. 5 (nouveau) – Modifié par le décret n° 98-2548 du 28 décembre 1998 Les calendriers de conservation des documents ainsi élaborés ne peuvent être mis en application qu'après l'approbation des archives nationales.

Ces calendriers doivent faire l'objet d'un arrêté du ministre concerné publié au Journal Officiel de la République Tunisienne.

Les calendriers de conservation des documents doivent être mis à jour régulièrement pour répondre aux exigences de l'évolution des services et organismes publics.

Toute modification d'un calendrier de conservation des documents doit être approuvée par les archives nationales et fera l'objet d'un arrêté du ministre concerné publié au Journal Officiel de la République Tunisienne.

CHAPITRE II – Le tri et l'élimination des archives

Art. 6 – Le tri est la fonction archivistique qui aboutit à déterminer les documents à éliminer sans délai, les documents à conserver pour une période donnée et les documents à conserver en permanence.

Le tri s'opère sur la base des critères définis à l'alinéa 2 de l'article 1 de la loi susvisée n° 88-95 du 2 Août 1988 et conformément aux indications des calendriers, de conservation.

Art. 7 – Le tri des documents d'archives est effectué au sein de l'administration qui les a produits ou reçus. Il est assure par les agents charges des archives relevant des dites administrations avec les contours des archives nationales.

Art. 8 – L'élimination par les services et organismes prévus l’article 3 de la loi susvisée n° 88-95 du 2 Août 1988 des documents, inscrits ou non encore inscrits sur des calendriers de conservation, ne peut se faire qu’avec l’accord des archives nationales.

L’opération d'élimination de toute sorte d'archives, nonobstant leur support, est effectuée sous le contrôle technique des archives nationales.

CHAPITRE III – Le versement des archives

Art. 9 – Les personnes, services et organismes visés à l'article 3 et de la loi susvisée n° 88-95 du 2 Août 1988 sont tenus de verser périodiquement aux archives nationales leurs documents d'archives, nonobstant leur support, destines, après tri, a une conservation permanente.

Ce versement doit être effectué dix années, au moins, avant ('expiration des délais prévus pour leur communication par les articles 15 et 16 de la loi susmentionnée.

Le versement des archives s'effectue selon les modalités délinées par la réglementation en vigueur.

Art. 10 – La gestion des archives définitives ayant fait l’objet de versement relève de la compétence des archives nationales.

Les personnes, services et organismes qui ont procédé au versement de documents d'archives peuvent les consulter même avant le délai prévu pour leur communication.

Art. 11 – Les services et organismes qui bénéficient d'une dérogation a l'obligation de versement de leurs archives définitives en application des dispositions de l’article 13 de la loi susvisée n° 88-95 du 2 Août 1988 sont tenus de fournir aux archives nationales un inventaire exhaustif des archives ainsi conservées.

Les modalités spécifiques de gestion et de traitement de l'ensemble des archives appartenant aux dits services et organismes qui bénéficient d'une dérogation sont fixées par le décret qui leur accorde cette dérogation.

CHAPITRE IV – La communication des archives

Art. 12 – La communication des documents d'archives publiques s'effectue conformément aux dispositions de la loi susvisée  n° 88-95 du 2 Août 1988 relative aux archives et selon les dispositions du présent décret.

Art. 13 – La communication des archives définitives s'effectue gratuitement.

Toutefois, un droit de consultation est perçu pour la communication des documents audio-visuels ou informatiques dont la liste sera fixée par les archives nationales. Ce droit est fixe par un arrêté du Premier ministre.

Art. 14 – Les archives intermédiaires transférées, le cas échéant, aux archives nationales pour conservation sont communiquées aux services ou organismes d'origine sur leur demande.

Les archives intermédiaires, transférées aux archives nationales pour conservation, ne sont communiquées au tiers qu'avec l'autorisation de l'administration d'origine.

Art. 15 – La communication des archives publiques aux étrangers n'est effectuée qu'après accord préalable des archives nationales ou de toutes institutions bénéficiant d'une dérogation à l'obligation du versement des archives définitives en application des dispositions de l’article 13 de la loi susvisée n° 88-95 du 2 Août 1988.

Art. 16 – Le Premier ministre est charge de l'exécution du présent décret qui sera publié au Journal officiel de la République tunisienne.

Fait à Tunis, le 13 Décembre 1988.