منشور عدد 44 لسنة 1998 مؤرخ في 16 أكتوبر 1998 حول تكوين العاملين في مجال التصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف وانتداب المختصين في هذا الميدان

لقد تم إنجاز قسط هام من برنامج إصلاح الأرشيف، وقامت جل الوزارات بضبط أنواع الملفات والوثائق “الجارية” كما أعدت جداول مدد حفظها وتتأهب لوضع نظم لتصنيفها. وتنفيذا لتوصيات المجلس الأعلى للأرشيف يتعين، فيما يتعلق بالموارد البشرية الضرورية لإنجاز النظام الحديث للتصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف، إدخال التراتيب الآتية حيز التنفيذ.

1. التكوين:

تعد المصالح المختصة بالوزارة الأولى خطة شاملة في هذا المجال ترمي إلى:

– تكوين عدد من الإطارات العليا لتسيير مصالح التصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف

– تحسين مردود العاملين حاليا بهذا النوع من المصالح،

– تأهيل الأعوان المكلفين في كل الوزارات والإدارات بمسك الوثائق الإدارية الجارية.

‌أ. التكوين الأساسي:

إلى جانب الفنيين المحرزين على الأستاذية أو الشهادة الجامعية في مجال المكتبات والتوثيق والأرشيف، تحتاج الإدارة إلى عدد من المختصين رفيعي المستوى يوكل إليهم تسيير الهياكل التي تعنى بالتصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف بسائر الوزارات والإدارات. ويشترط أن يكون لهم تكوين أساسي في مجال اختصاص الوزارة أو الإدارة المعنية بالأمر، ويضاف إلى ذلك تكوين مختص في ميدان التصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف.

ولهذا الغرض أحدثت بالمعهد الأعلى للتوثيق مرحلة تكوين تدوم سنتين وتضفي إلى إسناد شهادة دراسات عليا متخصصة في علم الأرشيف. وحدد عدد الأعوان المراد تكوينهم وسوف يتم توزيعهم على الوزارات والإدارات.

‌ب. التكوين المستمر

يخص التكوين المستمر الأعوان العاملين بمصالح التصرف في الوثائق الإدارية والارشيف ويهدف إلى تنمية مهاراتهم بما يضمن حسن وضع النظام الجديد حيز التنفيذ وبلوغ الأهداف المرجوة من استخدامه. ويضمن هذا التكوين من ناحية أخرى للمنتفعين بع التدرج في رتبهم.

يشمل التكوين المستمر صنفين من الأعوان:

– المختصين وهم حاملو رتبة مكتبي أو موثق أو خازن ورتبة مكتبي مساعد أو موثق مساعد أو أرشيفي مساعد ورتبة معاون مكتبي أو معاون موثق أو معاون خازن.

– غير المختصين وهم حاملو رتب أخرى.

‌ج. التدريب:

يهدف هذا النوع من التكوين إلى تدريب الأعوان المكلفين في الوزارات والهياكل الإدارية بترتيب الوثائق الإدارية الجارية وحفظها على استخدام النظام الجديد للتصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف. ويحمل هؤلاء الأعوان عادة رتب كاتب مديرية وكاتب تصرف أو رتب موازية.

‌د. إعداد خطة التكوين:

تقوم المصالح المختصة بالوزارة الألى إعداد خطة للتكوين بمختلف أنواعه من حيث المحتوى وعدد المنتفعين ورزنامة الإنجاز وكيفيته. وحتى يتسنى لها ذلك، فإنه تقرر إجراء استبيانين يخص الأول الأعوان العاملين بمصالح التصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف (الملحق عدد 1) ويتعلق الثاني بالأعوان المكلفين بترتيب الوثائق الإدارية الجارية وحفظها (الملحق عدد 2) وذلك بالوزارات (الإدارات المركزية والإدارات الجهوية) والمؤسسات الإدارية الخاضعة لإشرافها.

1. 2. انتداب المختصين:

لقد تم اعتماد مختصين في مجال التصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف لسد حاجات الوزارات من رتب حافظ خزانة وخازن وخازن مساعد على مدة أربع سنوات، وحدد عدد الخطط التب تم الترخيص فيها بالنسبة إلى قانون المالية للتصرف 1999.

وسوف تتولى مصالح الوزارة الأولى وضع برنامج للانتداب في هذه الرتب، ولذلك أعد جدول لضبط عدد الخطط المراد سد شغورها في الرتب المذكورة بالنسبة إلى سنة 1999(الملحق عدد 3)

ونظرا إلى ما يكتسيه هذا الموضوع من أهمية، الرجاء من السادة الوزراء وكتاب الدولة حث كل الهياكل الراجعة إليهم بالنظر لإمداد الوزارة الأولى (الأرشيف الوطني) بالمعلومات المطلوبة بالملاحق الثلاثة المصاحبة وذلك قبل موفى نوفمبر 1998، واتخاذ التدابير اللازمة لضمان تنفيذ ما ورد بهذا المنشور بكل دقة.