منشور عدد 23 لسنة 2001 مؤرخ في 18 أفريل 2001 حول تحويل الوثائق العمومية وترحيلها أو إتلافها

المراجع:

– القانون عدد 95 لسنة 1988 المؤرخ في 2 أوت 1988،

– الأمر عدد 1981 لسنة 1988 المؤرخ في 13 ديسمبر 1988،

– الأمر عدد 1451لسنة 1993 المؤرخ في 5 جويلية 1993

وبعد، لقد أدت النصوص القانونية والترتيبية المشارإليها بالمراجع على أهمية صيانة الوثائق العمومية والتصرف فيها منذ نشأتها إلى أن تنتهي صلوحيتها الإدارية

ويجدر التذكير في هذا الصدد بأن الأرشيف العام يتبع ملك الدولة العام وهو غير قابل للتفويت ولا لسقوط الحق فيه بمرور الزمن. ولذلك يكون كل عون راجع بالنظر إلى الدولة أو إلى الجماعات المحلية أو إلى المؤسسات والمنشآت العمومية مسؤولا عن الوثائق الإدارية التي يستعملها أثناء ممارية نشاطه. وتشمل هذه المسؤولية تداول الوثائق وحفظها وصيانتها.

ويهدف هذا المنشور إلى ضبط عملية تحويل الوثائق العمومية داخل الإدارات وترحيلها إلى مؤسسة الأرشيف الوطني أو إتلافها.

ولضمان حسن سير هذه العمليات، يتعين إحترام القواعد المبينة بدليل الإجراءات الملحق بهذا المنشور الذي ينص بالخصوص على الإجراءات التالية:

1. عند حصول تغيير للمسؤول عن أي هيكل عمومي، يتعين إعداد محضر في تسلم المسؤول الجديد الوثائق التي كانت تحت تصرف المسؤول السابق.
2. بالنسبة إلى والوثائق ذات الطابع السري، فإنه بتعين وجوبا تفتيتها عن طريق الآلات المعدة للغرض قبل إتلافها.

ويجب كذلك تفتيت الأوراق العادية التي تتجمع بسلات المهملات بالإدارة وخاصة مسودات الوثائق ومختلف المطبوعات الإدارية، ولو يدويا، قبل وضعها في السلة، ويجمع هذا الورق في أكياس خاة تسلم إلى المصالح المختصة قصد تحويلها إلى عجين.

1. ضرورة اتباع الإجراءات المحددة لإتلاف الوثائق العمومية لتفادي تواجدها بأي حال من الأحوال لدى الخواص، أو استعمالها من قبلهم خاصة كورق للف البضائع أو لأي غلرض آخر، ياستثناء تحويلها بمصانع عجين الورق. يعتبر الإخلال بهذه الإجراءات خطأ فادحا وإخلالا مشينا بمبادئ التصرف في الوثائق العمومية والأرشيف تترتب عنه مسؤولية المصالح المعنية وكل من تسبب في ذلك.

ونظرا لما تكتسيه الإجراءات المبينة أعلاه من أهمية لحسن التصرف في الوثائق العمومية وضمان سلامتها بما يتماشى وهيبة الإدارة وصداقيتها، الرجاء من السيدات والسادة الوزراء وكتاب الدولة والولاة ورؤساء البلديات ورؤساء المؤسسات والمنشآت العمومية الحرص على أن يتم تنفيذ ما ورد بهذا المنشور بكل دقة وعناية.