منشور عدد 26 لسنة 1999 مؤرخ في 26 ماي 1999 حول فرز الوثائق المجمعة بالإدارات العمومية
المراجع:
- القانون عدد 95 لسنة 1988 المؤرخ في 2 أوت 1988 المتعلق بالأرشيف،
- الأمر عدد 1981 لسنة 1988 المؤرخ في 13 ديسمبر 1988،
- محضر جلسة المجلس الأعلى للأرشيف بتاريخ 8 ماي 1999.
وبعد، لقد تجمع كم هائل من الوثائق لدى سائر الإدارات العمومية منذ أمد طويل، ولم يتسن فرزها لمعرفة ما يصلح منها للحفظ الدائم وما يتلف. وظلت هذه الوثائق مكدية في ظروف حفظ ليست دائما طيبة إلى أن أذن سيادة رئيس الجمهورية بإجراء خطة استعجالية لفائدتها تم تنفيذها بين سنة 1993 وسنة 1995. وتمثلت هذه الخطة في ضبط المحلات التي تجمعت بعا الوثائق وتطهيرها وفي التعرف على الوثائق الموجودة بها مع توفير الحد الأدنى من ظروف الحفظ بالنسبة إليها. ودعيت كل الإدارات العمومية إلى الحفاظ عليها إلى أن يتسنى فرزها.
والآن قد تم إنجاز مبنى الأرشيف الوطني وإعداد مدد حفظ الوثائق بسائر الإدارات العمومية يتعين الشروع في فرز الوثائق المشار إليها.
ونظرا لما تكتسيه هذه العملية من أهمية حيث أنها ستؤدي إلى ضبط أرصدة الأرشيف لنهائي المتعلق بتاريخ البلاد منذ الاستقلال على أقل تقدير، يجب إحكام إجرائها بأخذ التراتيب التالية:
- ضبط كل المحلات التي تجمعت بها الوثائق التي لم تعد جارية انطلاقا من نتائج الخطة الاستعجالية المشار إليها أعلاه، وذلك وفق الأنموذج المصاحب مع موافاة الأرشيف الوطني (122، شارع 9 أفريل 1938-1030 تونس) بنسخة من ذلك قبل 30 سبتمبر 1999.
- تكوين فريق عمل يكلف بالفرز يتألف من مهنيين ومسؤولين عن هياكل الوزارة ويخصص له مكان مهيأ للقيام بهذه العملية وتوفر له الأدوات والمعدات الضرورية لذلك. ويتم موافاة الأرشيف الوطني بتركيبة هذا الفريق قبل موفي 30 جوان 1999.
- إعداد خطة عمل لتنفيذ هذا البرنامج تأخذ بعين الاعتبار حجم الوثائق المعنية بالأمر والأولويات المطروحة (بالنسبة إلى أنواع الوثائق المعنية بالأمر والأولويات المطروحة (بالنسبة إلى أنواع الوثائق أو بالنسبة إلى المحلات) وآجال الإنجاز. ويتم موافاة الأرشيف الوطني بهذه الخطة قبل 30 سبتمبر 1999.
هذا، وسوف تتولى الوزارة الأولى تسمية المستشارين لدى الوزارات لمعاضدة فرق العمل المكلفة بالفرز ومتابعة عملها.
كما سيتولى الأرشيف الوطني إجراء تدريب خاص بهذه العملية لفائدة فرق العمل ووضع دليل إجراءات في الموضوع.
لذا الرجاء من السادة الوزراء وكتاب الدولة إصدار التعليمات اللازمة إلى المصالح والمؤسسات الراجعة إليهم بالنظر لتطبيق مقتضيات هذا المنشور بكل دقة.
