وبعد، فقد بلغني أن الوثائق الإدارية يتم العثور عليها خارج الإدارة في غير الأماكن المناسبة لغرضها وذلك إما نتيجة عدم الاكتراث بعا أو تسريبها قصد استغلالها في أغراض غير مباحة مثل المتاجرة بعا أو غير ذلك من الوجهات المنافية لواجب المحافظة على حرمة الوثائق الإدارية

وبضرف النظر عن درجة الأهمية التي يمكن أن يكتسيها محتوى هذه الأوراق فإنه من الضروري حفظا لحرمة الوثائق الإدارية أن تعتني كل المصالح المعنية بطريقة استعمال هذه الأوراق ومآلها.

وإذا تبين للمسؤولين الإداريين أن بعض الأوراق فإنه من الضروري حفظا لحرمة الوثائق الإدارية أن تعتني كل المصالح المعنية بطريقة استعمال هذه الأوراق ومآلها.

وإذا تبين للمسؤولين الإداريين أن بعض الأوراق لم تعد ذات أهمية خاصة بعد أم تحقق الغرض منها وأنها غير جديرة بالحفظ فإنه يتعين السهر على إتلافها بالطرق المناسبة بدلا من إلقائها أو إفساح المجال لتسريبها إلى بعض الدكاكين التجارية.

ولعله من المفيد السعي قدر الإمكان إلى اختصار عدد النسخ والنظائر المستعملة في الرقن والطباعة والخدمات الإدارية حتى تقتصر على ما هو ضروري وتتجنب تضخم الأوراق المؤدي إلى تراكمها بدون طائل وبالتالي إلى تضخم تكاليف حفظها وضيق المكاتب بها وتزايد احتمالات التسرب.

وبناء على ما تقدم فإني أدعوكم إلى اتخاذ التدابير الحازمة والعملية لتفادي أشكال التسيب في التعامل مع الوثائق الإدارية وذلك بالعمل على اختصارها وحفظ ما يتعين حفظه منها بصورة ناجعة وإتلاف ما يجب إتلافه بالطرق المناسبة وكذلك الحرص الحيلولة دون تحويل الأوراق الإدارية عن وجهتها وتسليط الجزاء الرادع على كل من يرتكب هذا التحويل.

ولهذا الغرض فالمرغوب منكم تكليف الخلية المسؤولة عن التنظيم والأساليب في وزارتكم في المؤسسات الراجعة إليكم بالنظر بإعداد تقرير عن حالة الوثائق وكيفية حفظها ومصيرها إن لم تكن قابلة للحفظ مع ضبط برنامج مدقق يعالج ما قد تشهده هذه الحالة من سلبيات.

والرجاء إفادتي بما تقررونه من إجراءات في هذا الشأن وبما لديكم من اقتراحات.